Documentation

1. Avant de commencer
2. Installer l'extension et activer votre licence
3. Établir la connexion avec Scrada
4. Choisir ce qui part vers Scrada
5. Quand une commande est envoyée
6. Laisser le client choisir
7. Configurer les factures de vente
8. Configurer les recettes journalières
9. Faire correspondre les taux de TVA
10. Faire correspondre les moyens de paiement
11. Faire correspondre les données client et de livraison
12. Peppol et notifications de statut
13. Usage quotidien et résolution des problèmes

• WordPress 5.0 ou supérieur, avec WooCommerce 3.5 ou supérieur
• PHP 7.4 ou supérieur
• Un compte Scrada avec accès API
• Votre clé de licence pour cette extension

1. Téléchargez le fichier zip que nous vous avons envoyé.
2. Dans WordPress, allez sur Extensions > Ajouter une extension > Téléverser une extension.
3. Choisissez le fichier zip, installez-le et activez l'extension.
4. Allez sur WooCommerce > Réglages > Paramètres Scrada > Licence, saisissez votre clé de licence et enregistrez.

• Clé API et Mot de passe API
• ID d'entreprise, l'UUID de votre entreprise dans Scrada

• Factures de vente uniquement – chaque commande devient une facture de vente distincte dans Scrada. À utiliser si vous vendez surtout à des entreprises, ou si chaque client attend une facture.
• Recettes journalières / dagontvangstenboek uniquement – chaque commande devient une ligne dans votre journal des recettes journalières, regroupée par catégorie de TVA. À utiliser si vous vendez à des particuliers et n'avez pas besoin de factures individuelles.
• Les deux : factures de vente + recettes journalières – vous obtenez une facture et une ligne de journal. Pour éviter que votre chiffre d'affaires soit compté deux fois, l'extension enregistre une déduction dans le journal. Vous la désignez sous Déduction facture payée.

• Automatiquement, à la fin du paiement – le choix le plus courant, et le plus sûr. Rien ne part tant que l'argent n'est pas rentré.
• Automatiquement, à la fin du paiement ou lorsque la commande est en attente – pratique si vous travaillez par virement et souhaitez envoyer la facture avant d'être payé.
• Automatiquement, lorsque la commande atteint un statut personnalisé – indiquez le slug de votre statut sous Statut de synchronisation personnalisé, sans le préfixe wc-.
• Manuellement uniquement – rien ne part tant que vous n'appuyez pas vous-même sur le bouton de la commande.

• Case à cocher de l'extension – nous ajoutons nous-mêmes le champ à la commande. Cela fonctionne aussi bien sur la page de commande classique que sur la nouvelle page en blocs.
• Champ de commande existant – vous lisez un champ qu'une autre extension enregistre déjà. Indiquez la clé méta et, éventuellement, la valeur qui signifie « oui ». Laissez-la vide et toute valeur remplie compte comme oui.

Dans Code du journal des ventes, saisissez le code du journal où atterrissent vos factures, par exemple V1. Vous le trouverez dans Scrada, dans les paramètres de votre journal de ventes.

Le Délai d'échéance de la facture (jours) est le nombre de jours jusqu'à l'échéance, 14 par défaut. Mettez 0 et la facture n'a pas d'échéance. Le Texte des conditions de paiement figure sur la facture ; laissez-le vide et rien n'est imprimé.

Quatre formats sont proposés pour la description d'une ligne :

• SKU : nom du produit – le format par défaut
• Nom du produit uniquement
• SKU uniquement – si un produit n'a pas de SKU, la ligne reprend le nom
• #Commande : nom du produit

Avec Laisser Scrada envoyer la facture au client activé, Scrada envoie la facture par e-mail selon vos paramètres d'entreprise.

Désactivé, Scrada considère que vous l'avez déjà envoyée, par exemple via vos e-mails WooCommerce habituels. Ne l'activez pas si vous envoyez déjà les factures vous-même, sinon votre client les reçoit deux fois.

• Générer des factures pour les commandes en paiement à la livraison – les commandes contre remboursement reçoivent aussi une facture.
• Ne pas créer de facture pour les commandes gratuites (total = 0) – ces commandes sont ignorées.
• Inclure les notes de commande du client sur la facture – la remarque laissée par le client passe dans la note de la facture.
• Créer des notes de crédit pour les remboursements – voir le chapitre 13.

Important : activez « Meerdere ingave per dag toestaan » dans Scrada. Cette extension écrit une écriture par commande, le journal doit donc en accepter plusieurs par jour. Si l'option est désactivée, seule la première commande de chaque jour est enregistrée et toutes les suivantes échouent. Vous trouverez le réglage dans Scrada sous Paramètres > Journaux, en modifiant votre journal des recettes journalières. L'extension le vérifie pour vous et vous avertit s'il est encore désactivé.

Les jours sans vente doivent tout de même porter une écriture. Avec les Écritures automatiques de jour à zéro activées, l'extension envoie chaque nuit une écriture à zéro euro pour les jours encore manquants. Les jours d'ouverture de votre journal sont respectés : un jour où vous êtes fermé, rien n'est enregistré.

Attention : n'activez ceci que si cette boutique est la seule à enregistrer dans ce journal. Si vous vendez aussi au comptoir, ou si une caisse enregistre dans le même journal, l'extension signalera une journée sans vente alors qu'il y en a eu. Une écriture de journal ne peut pas être annulée. C'est pourquoi le réglage est désactivé par défaut.

• Taux normal (case 01, 02 ou 03) – vos ventes ordinaires avec TVA
• Taux zéro (case 00) – ventes à 0 % de TVA
• LIC Biens (case 46) – livraison intracommunautaire de biens à un client assujetti dans un autre État membre de l'UE
• LIC Services B2B (case 44) – la même chose, mais pour des services
• Cocontractant (case 45) – autoliquidation, par exemple dans la construction
• Exportation hors C.E. (case 47) – exportation en dehors de l'Union européenne

Attention : biens et services ne sont pas la même chose. Une livraison intracommunautaire de biens relève de la case 46, de services de la case 44. Ce sont deux types distincts dans la liste. En cas de doute, demandez à votre comptable avant d'aller plus loin.

L'extension devine : si la ligne porte de la TVA, elle utilise le taux normal, sinon le taux zéro. Elle inscrit chaque fois un avertissement dans le journal et affiche en haut de votre écran un message renvoyant vers le bon onglet. Ne laissez pas les choses ainsi : un type de TVA deviné est une erreur dans votre déclaration.

Dans l'onglet Correspondance des moyens de paiement, vous choisissez pour chaque moyen de paiement WooCommerce un type de paiement Scrada : virement, carte bancaire, domiciliation, espèces, carte de crédit, un prestataire de paiement en ligne comme Mollie ou Stripe, chèque ou carte de débit. Cela figure sur la facture.

Dans l'onglet Correspondance du journal, vous choisissez pour chaque moyen de paiement un moyen de paiement de votre journal Scrada. Cette liste provient directement de Scrada : elle n'apparaît donc qu'une fois la connexion établie et un journal choisi.

Cette correspondance est obligatoire. Une commande payée avec un moyen non associé ne peut pas être enregistrée dans le journal et échoue. Elle reste dans votre liste de commandes avec le statut Échec jusqu'à ce que vous complétiez la correspondance et la renvoyiez.

Scrada garde la rue, le numéro et la boîte séparés. WooCommerce les rassemble par défaut dans un seul champ d'adresse. Si vous disposez de champs distincts, associez-les ici. Sinon, laissez Numéro vide et le numéro reste intégré à la rue.

Si vous ne remplissez rien, l'extension cherche elle-même dans les champs usuels. Le numéro est nettoyé avant d'être envoyé à Scrada : espaces, points, tirets et caractères invisibles issus d'un copier-coller sont supprimés.

Si vous livrez à une autre adresse que l'adresse de facturation, associez également les champs de livraison. Lorsqu'il y a une adresse de livraison, elle figure sur la facture.

Pour recevoir ces statuts, saisissez la Clé secrète du webhook de votre entreprise sous Paramètres du webhook. Vous la trouverez dans Scrada sous Paramètres > Entreprise > Clé secrète, derrière l'icône en forme d'œil. Le même écran affiche l'URL du webhook à enregistrer dans Scrada.

Sans la bonne clé, rien n'arrive. Les notifications dont la signature ne concorde pas sont rejetées : sans quoi, quiconque connaît votre adresse pourrait écrire des statuts dans votre comptabilité.

Votre liste de commandes comporte une colonne Scrada qui répond à une seule question : cette commande est-elle arrivée dans Scrada ?

• Synchronisé – il y a une facture ou une ligne de journal dans Scrada.
• Non synchronisé – rien n'est encore parti. Pour une commande impayée, c'est normal.
• Échec – quelque chose s'est mal passé, ou Scrada a signalé qu'un document Peppol n'est pas arrivé.

Une commande non encore synchronisée, ou en échec, porte un bouton Synchroniser avec Scrada. Une commande déjà synchronisée ne l'a pas : la renvoyer placerait une deuxième facture dans votre comptabilité.

Ouvrez une commande et le bloc Scrada affiche le numéro de facture, la date de synchronisation, la note de crédit s'il y en a une, le statut de livraison Peppol, et un bouton pour télécharger le fichier UBL. En cas de problème, le message d'erreur y figure aussi, avec ce que l'extension entreprend.

Uniquement lorsque Scrada a signalé que la limite de requêtes était atteinte. L'extension patiente alors et réessaie d'elle-même. Pour toute autre erreur, non : après un délai dépassé ou une erreur serveur, impossible de savoir si la facture a malgré tout été créée, et enregistrer deux fois est pire qu'une fois de trop peu. Vérifiez dans ce cas dans Scrada si la facture s'y trouve déjà avant de renvoyer.

Si vous remboursez une commande en tout ou en partie dans WooCommerce, l'extension crée une note de crédit correspondante dans Scrada, pour autant que Créer des notes de crédit pour les remboursements soit activé. Le numéro apparaît sur la commande. En cas d'échec, la commande passe en Échec, de sorte qu'un remboursement ne manque jamais discrètement dans votre comptabilité.

L'extension tient un journal par domaine. Vous les trouverez sous WooCommerce > Statut > Journaux, avec une liste déroulante en haut à droite. Les fichiers commencent par lsdscra- : factures, clients, commandes, journal, peppol, webhooks et général.

• Seule la première commande du jour arrive dans le journal. Activez « Meerdere ingave per dag toestaan » sur votre journal des recettes journalières dans Scrada.
• Une commande reste en Échec. Ouvrez-la et lisez l'erreur dans le bloc Scrada. Corrigez la cause et renvoyez-la.
• Aucun statut Peppol n'arrive. Recopiez la clé secrète depuis Scrada et enregistrez-la dans les paramètres du webhook.
• La date de facture est erronée. La date suit l'horloge de votre boutique. Vérifiez votre fuseau horaire sous Réglages > Général dans WordPress.
• Rien n'arrive dans Scrada. Vérifiez si l'environnement de test est encore actif, et si votre déclencheur de synchronisation correspond à la manière dont vos commandes sont réellement payées.

Contactez-nous et joignez le fichier journal concerné ainsi que le numéro de la commande en question. Cela nous montre d'un coup ce qui s'est passé.