lsDevign Documentatie | Documentatie

Documentatie

Laurens Spaey

Laatste update 13 uur geleden

Deze handleiding brengt je van een lege installatie tot een webshop die zijn omzet automatisch in Scrada boekt. Lees ze een keer door voor je begint: een aantal keuzes, zoals je synchronisatiemodus en je btw-koppeling, bepalen mee hoe je boekhouding eruitziet.

Wat je hier vindt

Voor je begint
De plugin installeren en je licentie activeren
De verbinding met Scrada leggen
Kiezen wat er naar Scrada gaat
Wanneer een bestelling vertrekt
De klant zelf laten kiezen
Verkoopfacturen instellen
Dagontvangsten instellen
Btw-tarieven koppelen
Betaalmethodes koppelen
Klant- en leveringsgegevens koppelen
Peppol en statusmeldingen
Dagelijks gebruik en problemen oplossen

1. Voor je begint

Je hebt nodig:

WordPress 5.0 of hoger, met WooCommerce 3.5 of hoger
PHP 7.4 of hoger
Een Scrada-account met API-toegang
Je licentiesleutel voor deze plugin

Werk je met een boekhouder, spreek dan op voorhand twee dingen af: in welk dagboek je verkopen terechtkomen, en welk btw-type bij elk van je tarieven hoort. Die twee keuzes staan verderop en zijn achteraf lastiger recht te zetten dan vooraf goed te zetten.

2. De plugin installeren en je licentie activeren

Download het zipbestand dat je van ons kreeg.
Ga in WordPress naar Plugins > Nieuwe plugin > Plugin uploaden.
Kies het zipbestand, installeer het en activeer de plugin.
Ga naar WooCommerce > Instellingen > Scrada instellingen > License, vul je licentiesleutel in en bewaar.

Onder het invoerveld staat de licentiestatus. Bij valid license key is alles in orde en krijg je automatische updates en ondersteuning.

3. De verbinding met Scrada leggen

Je API-gegevens vind je in Scrada onder Instellingen > API Keys. Ga daarna in WordPress naar WooCommerce > Instellingen > Scrada instellingen > Connection en vul in:

API Key en API Password
Company ID, de UUID van je bedrijf in Scrada

Bewaar de instellingen. Bovenaan de kaart verschijnt de verbindingsstatus, met een knop Verbinding testen. Klik die om te bevestigen dat Scrada antwoordt. Krijg je Unauthorized, dan klopt de sleutel of het wachtwoord niet.

Eerst in de testomgeving

Zet Testomgeving gebruiken aan zolang je aan het uitproberen bent. De plugin praat dan met de testservers van Scrada in plaats van met je echte boekhouding, zodat je proefbestellingen niets vervuilen.

Vergeet niet de testomgeving weer uit te zetten voor je live gaat. Zolang ze aanstaat, komt er niets in je echte boekhouding terecht, ook niet je echte bestellingen.

4. Kiezen wat er naar Scrada gaat

Onder Algemene instellingen kies je je synchronisatiemodus. Er zijn drie mogelijkheden.

Alleen verkoopfacturen – elke bestelling wordt een aparte verkoopfactuur in Scrada. Zo werk je als je vooral aan bedrijven verkoopt of als elke klant een factuur verwacht.
Alleen dagontvangsten – elke bestelling wordt een lijn in je dagontvangstenboek, gegroepeerd per btw-categorie. Zo werk je als je aan particulieren verkoopt en geen losse facturen nodig hebt.
Allebei – er komt een factuur en een dagboeklijn. Om te vermijden dat je omzet twee keer geteld wordt, boekt de plugin in het dagboek een aftrek met de betaalmethode “Factuur betaald”. Die duid je aan bij de dagboekkoppeling.

5. Wanneer een bestelling vertrekt

Onder Synchronisatietrigger bepaal je het moment waarop een bestelling naar Scrada gaat:

Zodra de betaling voltooid is – de gewoonste keuze, en de veiligste. Er vertrekt niets zolang er geen geld binnen is.
Zodra de betaling voltooid is, of de bestelling in afwachting of in wacht staat – handig als je met overschrijving werkt en de factuur al wil versturen voor je betaald bent.
Bij een eigen bestelstatus – geef de slug van je status op, zonder het voorvoegsel wc-.
Alleen manueel – er vertrekt niets tot je zelf op de knop bij de bestelling duwt.

Wat je ook kiest, je kan altijd zelf een bestelling doorsturen vanuit de bestellijst.

6. De klant zelf laten kiezen

Werk je met de modus Allebei, dan kan je je klanten bij het afrekenen laten aanvinken of ze een factuur willen. Wie aanvinkt, krijgt een verkoopfactuur. Wie niet aanvinkt, komt in het dagontvangstenboek.
Je hebt twee bronnen voor die keuze:

Selectievakje van de plugin – wij plaatsen het vakje zelf bij het afrekenen. Dit werkt zowel op de klassieke afrekenpagina als op de nieuwe afrekenpagina met blokken.
Bestaand afrekenveld – je leest een veld uit dat een andere plugin al opslaat. Geef de metasleutel op, en eventueel de waarde die “ja” betekent. Laat je die leeg, dan telt elke ingevulde waarde als ja.

7. Verkoopfacturen instellen

Deze instellingen staan onder Algemene instellingen en gelden alleen als je modus verkoopfacturen bevat.

Het verkoopdagboek en het factuurnummer

Vul bij Code verkoopdagboek de code in van het boek waarin je facturen terechtkomen, bijvoorbeeld V1. Je vindt die in Scrada bij de instellingen van je verkoopdagboek.
Het factuurnummer is je voorvoegsel plus het WooCommerce-bestelnummer. Standaard is dat WC-, dus bestelling 1042 wordt factuur WC-1042.

Vervaldag en betalingsvoorwaarden

Bij Vervaltermijn van de factuur in dagen geef je het aantal dagen tot de vervaldag, standaard 14. Zet je 0, dan krijgt de factuur geen vervaldag. De tekst bij Betalingsvoorwaarden komt mee op de factuur; laat je die leeg, dan staat er niets.

Hoe de factuurlijnen eruitzien

Je hebt vier opmaakvarianten voor de omschrijving van een lijn:

SKU: productnaam – de standaard
Alleen de productnaam
Alleen de SKU – heeft een product geen SKU, dan valt de lijn terug op de naam
#Bestelling: productnaam

Bij een variatie komen de gekozen kenmerken tussen haakjes achter de naam. Verzendkosten krijgen de naam van de verzendmethode die de klant koos.

Wie stuurt de factuur naar de klant?

Staat Scrada de factuur naar de klant laten sturen aan, dan mailt Scrada de factuur volgens je bedrijfsinstellingen daar. Staat het uit, dan gaat Scrada ervan uit dat jij ze al verstuurde, bijvoorbeeld met je gewone WooCommerce-e-mails. Zet het niet aan als je al zelf facturen mailt, anders krijgt je klant ze twee keer.

De overige keuzes

Facturen maken voor betaling bij levering – ook rembours-bestellingen krijgen een factuur.
Geen factuur voor gratis bestellingen – bestellingen met totaal 0 worden overgeslagen.
Klantnotities op de factuur – de opmerking die de klant bij de bestelling schreef komt in de notitie van de factuur.

8. Dagontvangsten instellen

In deze modus wordt elke bestelling een boeking in je dagontvangstenboek. De omzet wordt gegroepeerd per btw-categorie, inclusief btw. Verzendkosten en andere kosten volgen het btw-tarief waarmee ze belast zijn en komen bij de lijn van datzelfde tarief. Aan de betaalzijde staat de betaalmethode van de bestelling.
Vul bij Dagboek-ID de UUID in van je dagontvangstenboek in Scrada.

Belangrijk: zet in Scrada “Meerdere ingave per dag toestaan” aan. Deze plugin schrijft één boeking per bestelling, dus het dagboek moet er meer dan één per dag aanvaarden. Staat het uit, dan wordt alleen de eerste bestelling van elke dag geboekt en mislukken alle volgende. Je vindt de instelling in Scrada onder Instellingen > Boeken, bij het bewerken van je dagontvangstenboek. De plugin controleert dit voor je en waarschuwt als het nog uit staat.

Automatische nuldagboekingen

Voor dagen zonder verkoop wordt toch een boeking verwacht. Zet je Automatische nuldagboekingen aan, dan stuurt de plugin elke nacht een boeking van nul euro voor de dagen die nog ontbreken. De openingsdagen van je dagboek worden gerespecteerd: op een dag dat je gesloten bent, wordt er niets geboekt.

Let op: zet dit alleen aan als deze webshop het enige is dat in dit dagboek boekt. Verkoop je ook over de toonbank, of boekt een kassasysteem in hetzelfde dagboek, dan meldt de plugin een dag zonder verkoop terwijl er wel verkoop was. Een dagboekboeking kan je niet ongedaan maken. De instelling staat daarom standaard uit.

9. Btw-tarieven koppelen

Scrada werkt met btw-types die elk in een bepaald vak van de Belgische btw-aangifte terechtkomen. WooCommerce werkt met belastingtarieven. In het tabblad Btw-koppeling zeg je welk tarief bij welk type hoort. Bij elk type staat tussen haakjes in welk vak het boekt.
De meest gebruikte types:

Normaal tarief (vak 01, 02 of 03) – je gewone verkopen met btw
Nultarief (vak 00) – verkopen aan 0% btw
ICL Goederen (vak 46) – intracommunautaire levering van goederen aan een btw-plichtige klant in een andere EU-lidstaat
ICL B2B-diensten (vak 44) – hetzelfde, maar voor diensten
Medecontractant (vak 45) – verlegging van heffing, bijvoorbeeld in de bouw
Export niet E.G. (vak 47) – uitvoer buiten de Europese Unie

Daarnaast zijn er types voor onder meer driehoeksverkeer, de margeregeling, artikel 44 en de OSS-regeling. Alle 22 types van Scrada zijn beschikbaar.

Let op: goederen en diensten zijn niet hetzelfde. Een intracommunautaire levering van goederen hoort in vak 46, van diensten in vak 44. Dat zijn twee verschillende types in de lijst. Twijfel je, vraag het dan aan je boekhouder voor je verder gaat.

Wat als een tarief niet gekoppeld is?

Dan raadt de plugin: draagt de lijn btw, dan gebruikt ze het normale tarief, en anders het nultarief. Ze schrijft daar telkens een waarschuwing over in het logboek en zet bovenaan je scherm een melding met een link naar het juiste tabblad. Laat het niet zo staan, want een geraden btw-type is een fout in je aangifte.

10. Betaalmethodes koppelen

Er zijn twee koppelingen voor betaalmethodes, en welke je nodig hebt hangt af van je synchronisatiemodus.

Voor verkoopfacturen

In het tabblad Betaalmethodekoppeling kies je voor elke WooCommerce-betaalmethode een Scrada betaaltype: overschrijving, bankkaart, domiciliëring, contant, kredietkaart, een onlinebetaalprovider zoals Mollie of Stripe, cheque of debetkaart. Dat komt op de factuur te staan.

Vul je niets in, dan krijgt de factuur het betaaltype Onbekend. Dat is geen fout, maar het is minder bruikbaar voor je boekhouder.

Voor het dagontvangstenboek

In het tabblad Dagboekkoppeling kies je voor elke betaalmethode een betaalmethode uit je Scrada-dagboek. Die lijst komt rechtstreeks uit Scrada, dus ze verschijnt pas als je verbonden bent en een dagboek gekozen hebt.

Deze koppeling is verplicht. Een bestelling die betaald is met een methode die niet gekoppeld is, kan niet in het dagontvangstenboek geboekt worden en mislukt. Ze blijft in je bestellijst staan met de status Mislukt tot je de koppeling invult en ze opnieuw verstuurt.

Werk je met de modus Allebei, kies dan ook een methode bij Aftrek betaalde factuur. Dat is de lijn waarmee de plugin de reeds gefactureerde omzet uit het dagboek haalt.

11. Klant- en leveringsgegevens koppelen

De plugin haalt de klantgegevens uit je bestelling. Gebruik je de standaardvelden van WooCommerce, dan hoef je in het tabblad Klantvelden koppelen niets in te vullen. Werk je met eigen afrekenvelden, dan zeg je hier welk veld waarvoor dient.
Je kan naam, e-mail, telefoon, straat, huisnummer, bus, postcode, gemeente, land, btw-nummer, taal, klantcode, boekhoudcode en een apart factuur-e-mailadres koppelen. Laat je een veld leeg, dan gebruikt de plugin het gewone WooCommerce-veld. Voor de naam betekent dat: de bedrijfsnaam als die ingevuld is, anders de voor- en achternaam.

Huisnummer en bus

Scrada houdt straat, huisnummer en bus apart. WooCommerce stopt ze standaard samen in één adresveld. Heb je aparte velden, koppel ze dan hier. Heb je die niet, laat Huisnummer dan leeg en blijft het nummer gewoon deel van de straat.

Btw-nummers

Vul je niets in, dan zoekt de plugin zelf in de gangbare velden. Het nummer wordt opgeschoond voor het naar Scrada gaat: spaties, punten, streepjes en onzichtbare tekens die meekomen bij het plakken worden verwijderd.

Leveradres

Lever je op een ander adres dan het facturatieadres, koppel dan ook de verzendvelden. Is er een leveringsadres, dan komt het mee op de factuur.

12. Peppol en statusmeldingen

Of je facturen via Peppol vertrekken, regel je in Scrada zelf, bij de instellingen van je verkoopdagboek. De plugin verstuurt niets via Peppol; ze toont je wel wat ermee gebeurt.
Om die statussen te ontvangen, vul je in het tabblad Webhooks de geheime sleutel van je bedrijf in. Je vindt hem in Scrada onder Instellingen > Bedrijf > Geheime sleutel, achter het oogicoon. Op hetzelfde scherm staat de webhook-URL die je in Scrada moet registreren.
Vanaf dan zie je bij elke bestelling of het document afgeleverd is, en komt een mislukte aflevering als Mislukt in je bestellijst te staan.

Zonder de juiste sleutel komt er niets binnen. Meldingen waarvan de handtekening niet klopt worden geweigerd, want anders kan iedereen die je adres kent statussen in je boekhouding schrijven.

13. Dagelijks gebruik en problemen oplossen

De Scrada-kolom in je bestellijstIn je bestellijst staat een kolom Scrada die één vraag beantwoordt: is deze bestelling in Scrada geraakt?

Gesynchroniseerd – er staat een factuur of een dagboeklijn in Scrada.
Niet gesynchroniseerd – er is nog niets vertrokken. Bij een bestelling die nog niet betaald is, is dat normaal.
Mislukt – er ging iets mis, of Scrada meldde dat een Peppol-document niet aankwam.

Boven de lijst staat een filter, zodat je in één klik alles ziet wat mislukt is. Dat is de snelste maandelijkse controle die je kan doen.

Een bestelling zelf versturen

Bij een bestelling die nog niet gesynchroniseerd is of die mislukte, staat een knop met het Scrada-teken. Daarmee stuur je ze meteen door. Bij een bestelling die al gesynchroniseerd is, staat die knop er niet: opnieuw versturen zou een tweede factuur in je boekhouding zetten.

Wat je bij de bestelling zelf ziet

Open je een bestelling, dan toont het blok Scrada het factuurnummer, wanneer ze gesynchroniseerd werd, de creditnota als die er is, de leveringsstatus van Peppol, en een knop om het UBL-bestand te downloaden. Ging er iets mis, dan staat de foutmelding erbij, samen met wat de plugin eraan doet.

Wordt een mislukte synchronisatie opnieuw geprobeerd?

Alleen wanneer Scrada meldde dat de aanvraaglimiet bereikt is. Dan wacht de plugin en probeert ze het vanzelf opnieuw. Bij elke andere fout gebeurt dat niet: bij een time-out of een serverfout valt niet te weten of de factuur toch aangemaakt werd, en twee keer boeken is erger dan een keer te weinig. Kijk in dat geval eerst in Scrada of de factuur er al staat, voor je opnieuw verstuurt.

Terugbetalingen

Betaal je een bestelling geheel of gedeeltelijk terug in WooCommerce, dan maakt de plugin daar een creditnota voor in Scrada. Het nummer verschijnt bij de bestelling. Lukt dat niet, dan komt de bestelling op Mislukt te staan, zodat een terugbetaling nooit stil in je boekhouding ontbreekt.

De logboeken

De plugin houdt een logboek bij per onderdeel. Je vindt het onder WooCommerce > Status > Logs, met een keuzelijst rechtsboven. De bestanden beginnen met lsdscra-: facturen, klanten, bestellingen, dagboek, peppol, webhooks en algemeen.

De meest voorkomende problemen

Alleen de eerste bestelling van de dag komt in het dagboek. Zet “Meerdere ingave per dag toestaan” aan op je dagontvangstenboek in Scrada.
Een bestelling blijft op Mislukt staan. Open ze en lees de foutmelding in het blok Scrada. Los de oorzaak op en verstuur ze opnieuw met de knop.
Er komen geen Peppol-statussen binnen. Kopieer de geheime sleutel opnieuw uit Scrada en bewaar hem bij de webhookinstellingen.
De factuurdatum klopt niet. De datum volgt de klok van je webshop. Kijk je tijdzone na onder Instellingen > Algemeen in WordPress.
Er komt niets in Scrada terecht. Kijk na of de testomgeving nog aanstaat, en of je synchronisatietrigger past bij de manier waarop jouw bestellingen betaald worden.

Nog steeds vast?

Neem contact met ons op en stuur het relevante logbestand mee, samen met het bestelnummer waar het over gaat. Daarmee zien we in één keer wat er gebeurde.

Nog steeds hulp nodig? Stuur ons een bericht